Mít pod křídly projekt a úspěšně ho dokončit, jsou dvě odlišné věci. Zvládnutí efektivního řízení projektů neboli project managementu zahrnuje poměrně široké spektrum postupů. Zpočátku však postačí, když si zafixujete základní pravidla.
Jasná definice cílů a vytvoření plánu
Každý jednotlivý projekt začíná vytyčením jasných a měřitelných cílů. Takže než se pustíte do díla, ujasněte si, čeho chcete dosáhnout. Jedině tak bude možné projekt řídit efektivně a bez zbytečných komplikací.
Dalším nezbytným krokem je tvorba podrobného plánu. Měl by obsahovat rozvrh činností, rozdělení odpovědnosti a samozřejmě i odhady nákladů a zdrojů. Plánu se držte, ale zachovejte si flexibilní přístup. Velkým pomocníkem je kvalitní software pro řízení projektů.
Sestavení týmu a nastavení komunikace
Bez kvalifikovaných a dostatečně motivovaných spolupracovníků zůstane projekt na papíře. Snažte se proto vybrat kvalifikované a zároveň týmové hráče. Definujte jejich úkoly, rozdělte odpovědnosti a ujasněte si, jak mezi sebou budete komunikovat.
Dohled na průběh projektu
Přípravami projektu a sestavením týmu proces teprve začíná. Další fáze spočívá v pečlivém sledování a hodnocení progresu. I s tím vám pomůže software pro projektové řízení, který automaticky porovná skutečné výsledky s plánovanými.
Pokud kdykoliv v průběhu projektu zjistíte, že se v původním plánu objevují trhliny, neváhejte postup přehodnotit. Snažte se co nejrychleji identifikovat potenciální problémy a hledejte schůdné řešení. Pro takové případy je vhodné disponovat krizovým plánem.
Udržování konzistentní kvality
Před zahájením projektu definujte standardy a procesy pro jejich kontrolu. Poslouží vám jako pevné body při udržování konzistentní kvality. Pamatujte na efekt projektového trojimperativu – pokud afektujete čas (tj. zkrátíte termín dodání), sníží se kvalita, nebo se zvýší náklady na její udržení.